FAQS contabilidade digital
Perguntas frequentes sobre contabilidade digital
Aqui poderá encontrar respostas para as perguntas mais frequentes sobre como a contabilidade digital pode ajudar a sua empresa a melhorar a sua eficiência, segurança e a precisão da sua gestão financeira.
O que é a contabilidade digital?
A contabilidade digital é uma nova forma de contabilidade que usa meios digitais para simplificar processos contabilísticos.
Com a contabilidade digital, as empresas podem reduzir os custos de contabilidade e melhorar a eficiência operacional, permitindo concentrar-se em atividades mais produtivas.
A contabilidade digital permite um acesso mais fácil e em tempo real às informações financeiras, possibilitando uma tomada de decisão mais rápida e precisa. Utiliza softwares específicos e plataformas online para gerir a contabilidade do negócio (pode incluir gestão de documentos contabilísticos que são digitalizados e armazenados na cloud para fácil acesso e referência).
A contabilidade digital é segura?
Sim, a contabilidade digital para empresas é segura.
A segurança da contabilidade digital é alcançada através da utilização de tecnologias de proteção de dados e contempla medidas de segurança como a criptografia dos dados e a autenticação de utilizador para proteger os dados contabilísticos da empresa e a integridade dos ficheiros (para que nunca se percam ou se danifiquem).
É também relevante que as empresas implementem procedimentos internos de segurança, como o uso de senhas fortes, acesso restrito aos dados contabilísticos e controlo de acessos, entre outras medidas.
A contabilidade digital é confiável?
Sim, a contabilidade digital é confiável pois apresenta segurança acrescida, transparência e a nossa equipa está sempre disponível para ajudar em qualquer questão ou problema.
Compreendemos que pode haver falta de confiança numa solução nova como a contabilidade digital. No entanto, a nossa solução de contabilidade digital está munida de sistemas de segurança acrescida (servidores, backups, criptografia) e permite maior eficiência e transparência.
Adicionalmente, a nossa equipa altamente qualificada está apta a apoiar o cliente em cada etapa do processo.
Quais as vantagens da contabilidade digital face a contabilidade "tradicional"?
Maior eficiência, transparência, redução de erros, economia de tempo e custos
A contabilidade digital oferece várias vantagens em comparação com a contabilidade “tradicional”.
- Mais eficiente: permite o processamento mais rápido e preciso dos dados financeiros.
- Maior transparência: Os dados podem ser facilmente acedidos e partilhados entre responsáveis, (contabilistas e empresários), para uma maior colaboração e tomada de decisão mais informada.
- Reduz erros: Oferece automação de processos e sistemas integrados que minimizam a possibilidade de falhas humanas.
- Economiza tempo e custos: Os processos são automatizados e a comunicação é mais ágil, para uma melhor gestão de tempo e recursos.
Pode consultar mais vantagens no infográfico de Contabilidade Digital.
A contabilidade digital pode ser mais económica que a contabilidade tradicional?
Sim, a contabilidade digital é geralmente mais económica que a contabilidade tradicional, pois reduz os custos de armazenamento de documentos, papel e tempo de processamento manual.
Ao eliminar a necessidade de papel e espaço de armazenamento de documentos, a contabilidade digital reduz os custos operacionais. Também permite um processamento mais rápido e eficiente, eliminando a necessidade de trabalho manual e reduzindo os erros.
Ao optar pela contabilidade digital, as empresas podem economizar significativamente em custos de contabilidade e dedicar mais recursos ao crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
Quais as principais vantagens da contabilidade digital?
As principais vantagens da contabilidade digital são a maior eficiência, praticidade, comunicação, redução de custos, acesso permanente e em tempo real à informação, maior segurança e gestão documental.
A contabilidade digital apresenta diversas vantagens para as empresas que a adotam. Nomeadamente
- Maior eficiência: O uso de software e tecnologia torna os processos mais eficientes e reduz os custos administrativos, permitindo que as empresas canalizem recursos para outras áreas.
- Praticidade: A contabilidade digital reduz e simplifica passos dentro do processo de contabilidade, tanto para o contabilista como para o cliente. A gestão financeira é mais simples pois o sistema é alimentado com a informação e o envio de informações é direto.
- Comunicação: A possibilidade de comunicação por internet e arquivar as informações importantes em sistema digital de mútuo acesso. O cliente pode verificar toda a informação sempre que necessite e o contabilista pode ter acesso aos dados para completar as suas tarefas.
- Redução de custos: Reduz a necessidade de papel, impressão e armazenamento físico de documentos, o que pode representar uma economia em materiais e espaço de armazenamento. A automação de processos pode reduzir a necessidade de mão de obra especializada (custos com pessoal).
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Acesso permanente e em tempo real: Os dados contabilísticos são armazenados eletronicamente em tempo real na cloud, pelo que estão disponíveis imediatamente e permanentemente para consulta.
- Maior segurança: Plataforma que cumpre todos os requisitos técnicos e legais, preparada para proteger os dados dos clientes e limitar o acesso a apenas utilizadores autorizados. É mais simples reduzir constrangimentos devido a atrasos de receção de documentos ou envio de obrigações.
- Gestão documental: A contabilidade digital permite organizar a documentação do cliente de forma online, é possível encontrar qualquer documento através de uma pesquisa.
Pode consultar todas as informações no artigo de vantagens da contabilidade digital para empresas.
O que é o arquivo digital?
O arquivo digital é um conjunto de documentos digitais com informação relevante e necessária para o cumprimento das obrigações fiscais, contabilísticas e legais de uma empresa.
O arquivo digital é constituído por registos contabilísticos, documentos de suporte e mais elementos de informação necessários para verificar a situação tributária e contabilística do negócio.
A implementação do arquivo digital permite uma gestão mais eficiente e segura da informação contabilística, eliminando a necessidade de guardar e gerir documentos físicos em papel.
Sem a digitalização do arquivo contabilístico seria impossível a adoção da contabilidade digital.
Quais as vantagens do arquivo digital?
As vantagens do arquivo digital incluem maior eficiência de processos, economia de espaço, facilidade de acesso e segurança dos dados.
O arquivo digital oferece várias vantagens face ao arquivo em papel.
- A gestão de documentos digitais é mais eficiente e económica que a gestão em papel, pois permite economizar espaço físico e evitar gastos com economato.
- O arquivo digital podem ser acedido a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, o que confere maior flexibilidade e mobilidade no trabalho.
- Maior segurança dos dados armazenados em formato digital, que podem ser criptografados e protegidos por senhas, minimizando o risco de perda ou roubo de informações.
- O arquivo digital oferece maior sustentabilidade ambiental, pois reduz a quantidade de papel utilizado e contribui para a preservação do meio ambiente.
Todas as vantagens do arquivo digital podem ser consultadas no artigo sobre vantagens da contabilidade digital.
Quanto tempo se deve manter a documentação em papel?
A documentação em papel deve ser mantida durante um período mínimo de 10 anos.
Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.
Esta obrigação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
Como enviar a documentação para o contabilista?
A documentação pode ser submetida digitalmente através das soluções online (plataforma ERP e App) ou encaminhada para a REWARD Consulting.
A documentação a enviar para o contabilista pode ser carregada diretamente no espaço do cliente através das soluções disponíveis (plataforma ERP e App), de forma a ficar logo disponível para a análise e tratamento por parte do contabilista.
Caso a empresa não detenha meios para digitalizar a sua documentação pode entrar em contacto connosco para apurar alternativas.
Como digitalizar os documentos contabilísticos da minha empresa?
Para digitalizar os documentos contabilísticos da empresa pode utilizar um scanner profissional ou soluções integradas em smartphones (ou outros dispositivos semelhantes).
Existem várias opções para digitalizar documentos contabilísticos. É possível usar scanners, tirar fotografias de documentos com um smartphone ou usar serviços de digitalização de terceiros.
O smartphone pode ser mais adequado a organizações com menor carga documental regular para digitalização. Organizações com maior quantidade de documentos pode necessitar de um scanner adequado às suas necessidades (tendo em conta a quantidade de documentos a digitalizar, o tamanho e tipo dos documentos e qualidade de imagem).
Qual o valor de avença para o serviço de contabilidade digital?
O valor de avença para serviço de contabilidade digital varia conforme as necessidades de cada empresa, mas é igual ao valor de serviço de contabilidade analógica (com papel).
O valor de avença mensal para o serviço de contabilidade digital é igual ao preço para o serviço de contabilidade analógico (em formato papel).
Acreditamos que a contabilidade digital é o novo paradigma do setor e encorajamos todos os nossos clientes a optar por esta modalidade mais simples, prática e eficaz, sem qualquer encargo ou despesa adicional para os mesmos.
Faça a sua simulação no simulador de avença de contabilidade digital REWARD.
Como é feito o atendimento ao cliente na contabilidade digital?
O atendimento ao cliente na contabilidade digital é feito de forma multicanal. Inclui atendimento presencial e atendimento remoto (chamada, videochamada, e-mail).
O atendimento ao cliente num escritório de contabilistas com contabilidade digital é feito através de múltiplos canais de atendimento. São eles o presencial, e-mail, videochamada e telefone.
É possível também agendar reuniões online com o contabilista (videochamada), evitando a necessidade de deslocação física até ao gabinete de contabilidade e gasto de tempo e recursos implícitos à deslocação.
O atendimento remoto permite o acesso fácil e rápido ao suporte da equipa. Os clientes contam com um serviço especializado, sempre disponível para esclarecer dúvidas e fornecer informações relevantes para a gestão financeira da empresa.
Os canais de atendimento também permitem a partilha de documentos e informações financeiras entre o contabilista e os clientes, para uma comunicação mais direta e colaborativa.
Como aceder à documentação na contabilidade digital?
A documentação pode ser acedida através de um espaço próprio para cada utilizador, protegido por credenciais de acesso únicas e exclusivas.
Os nossos serviços de contabilidade digital fornecem a cada cliente um acesso seguro à plataforma online para que cada cliente possa consultar, filtrar, descarregar e inserir toda a informação e documentação contabilística e fiscal relevante.
Cada cliente pode também aceder ao seu portal com indicadores de performance (KPI) sobre o desempenho financeiro e contabilístico da empresa/negócio.
Como posso acompanhar o negócio remotamente?
A gestão do negócio pode acompanha-lo remotamente através da solução de contabilidade 100% digital da REWARD Consulting. Estamos disponíveis para qualquer contacto.
O serviço de contabilidade 100% digital permite que cada utilizador tenha acesso permanente, imediato e em qualquer lugar a toda a sua informação contabilística através da solução digital.
Assim pode acompanhar a evolução do seu negócio em qualquer altura e lugar, situação que não seria possível sem a contabilidade digital.
Adicionalmente, os nossos profissionais estão aptos a responder a qualquer contacto.
