A REWARD Consulting presta serviços altamente especializados de contabilidade, fiscalidade e payroll a empresas em Portugal. O acompanhamento contabilístico é definido em conformidade com a atividade, dimensão e necessidades de informação de cada empresa.
O serviço de contabilidade para empresas inclui o tratamento da documentação contabilística e fiscal, acompanhamento das obrigações fiscais e declarativas, processamento de salários e organização da informação financeira da empresa. Contamos com automatização de processos, reporte periódico e a gestão documental 100% digital que permitem acompanhar melhor os clientes, entender os seus desafios e oferecer soluções diferenciadas no setor da contabilidade.
Criada em 2012 e com instalações sediadas em Paço de Arcos, Oeiras, a REWARD Consulting acompanha empresas (start-ups, PME e grandes empresas) através de uma equipa que integra profissionais das áreas de contabilidade, fiscalidade e payroll.
Qual a função da contabilidade nas empresas?
A contabilidade tem como função o registo e organização de factos económicos e financeiros de uma empresa registados em vendas, compras, despesas, remunerações, investimentos, financiamentos, recebimentos e pagamentos. Cada operação produz efeitos sobre os resultados, património, tesouraria e/ou as responsabilidades de uma empresa.
O tratamento contabilístico transforma os movimentos acima indicados em informação devidamente estruturada. Isto é realizado através de balancetes, balanços, demonstrações de resultados e restantes elementos de relato financeiro.
A contabilidade também envolve a responsabilidade pelo cumprimento regular do processo de contabilidade, a assinatura de demonstrações financeiras e declarações fiscais com base na informação contabilística, segundo a OCC (Ordem dos Contabilistas Certificados). A OCC menciona ainda que a contabilidade deve traduzir uma imagem fiel da realidade da empresa.
Assim sendo, o contabilista encarregado/a pela contabilidade de uma empresa deve garantir:
- Classificação correta das operações
- Aplicação das normas contabilísticas
- Coerência entre os documentos e registos
- Correspondência entre contabilidade e declarações fiscais
- Preparation of financial statements
- Identificação de movimentos que requerem esclarecimentos
- Manutenção da informação contabilística
O que inclui o serviço de contabilidade para empresas?
O serviço de contabilidade empresarial deve garantir o tratamento de todas as operações da empresa, o cumprimento das suas obrigações e a preparação da informação contabilística.
O âmbito do serviço vai depender da atividade e estrutura de cada organização, tal como do seu mindset. Uma empresa com colaboradores, operações internacionais, diferentes fontes de rendimento ou um volume documental elevado terá necessidades distintas de uma empresa com uma operação mais simples.
No entanto, a responsabilidade do contabilista não se limita à introdução de documentos. De acordo com a OCC, cabe ao contabilista a responsabilidade pela regularidade técnica da contabilidade, incluindo a assinatura das demonstrações financeiras e das declarações fiscais baseadas em informação contabilística.
O acompanhamento prestado inclui cinco componentes principais, nomeadamente:
- Tratamento contabilístico
- Acompanhamento fiscal
- Processamento salarial
- Preparação de informação financeira
- Arquivo digital
Tratamento contabilístico
O tratamento contabilístico consiste em organizar, classificar e registar todas as operações realizadas pela organização.
Todas as faturas emitidas, compras, despesas, movimentos bancários, remunerações, prémios, investimentos e restantes operações devem ser registadas conforme as regras aplicáveis e a consistência dos registos influencia diretamente a qualidade dos balancetes, demonstrações financeiras e demais elementos usados pela gestão.
Os procedimentos mais comuns são o registo, análise e lançamento de documentos; conferência documental com o portal e-Fatura; conciliações e reconciliações bancárias; controlo de contas correntes; fecho contabilístico do exercício e preparação de demonstrações financeiras.
A regularidade dos procedimentos reduz a concentração de tarefas nas épocas de entregas declarativas e torna mais fácil identificar os documentos em falta, diferenças ou movimentos que precisem de esclarecimento.
Acompanhamento fiscal
A fiscalidade está diretamente relacionada com a contabilidade. A informação apurada na contabilidade é a base para várias declarações e obrigações fiscais da própria empresa.
O acompanhamento fiscal prestado pode incluir o controlo do calendário declarativo, a preparação e submissão de declarações, análise do enquadramento das operações e a comunicação de responsabilidades fiscais.
Os procedimentos mais comuns são a preparação e submissão da declaração do IVA (para os regimes mensal e/ou trimestral), o preenchimento e submissão da declaração de IRC, retensões na fonte, preenchimento e submissão da IES, envio de previsão e datas para pagamentos ao Estado e SS, comunicação de informações à Autoridade Tributária, emissão e envio das guias de Pagamento por Conta e de Pagamento Especial por Conta, ou envio do ficheiro SAFT-PT.
Processamento salarial (payroll)
O processamento salarial é uma componente importante para empresas com colaboradores, gerentes remunerados ou outras responsabilidades remuneratórias.
O serviço de payroll pode incluir o cálculo de vencimentos, emissão dos recibos de vencimento, aplicação das retenções, apuramento das contribuições, declarações anuais de rendimentos, registo e controlo da formação e cumprimento de todas as obrigações com a Segurança Social e outras entidades.
Conforme o âmbito contratado, o payroll pode abranger desde subsídios a vencimentos base, remunerações variáveis, prémios, faltas e ausências, subsídio de alimentação, retenções na fonte, admissões e alterações de colaboradores.
Preparação de informação contabilística
A informação produzida pela contabilidade permite acompanhar a evolução da atividade e compreender a posição económica e financeira da empresa, para além de cumprir as obrigações fiscais.
Os documentos produzidos (balancetes, demonstrações, balanços e outros mapas) podem ajudar a administração a analisar evolução das vendas, estrutura de custos, resultados, encargos com pessoal, contas a pagar, financiamentos e comparação entre períodos.
A contabilidade organizada permite à empresa dispor de uma base consistente para analisar decisões de custos, contratações, investimentos, financiamento ou distribuição. Quando a empresa necessita de projeções, orçamentos, controlo de gestão ou análises financeiras, os trabalhos são definidos de acordo com o âmbito.
Arquivo digital
O arquivo digital é uma componente do serviço de contabilidade REWARD Consulting. Permite centralizar os documentos num sistema organizado, facilita a entrega da informação e o acesso à informação.
A digitalização da documentação contabilística reduz o uso de documentos em papel, o envio de ficheiros via diferentes canais, a duplicação de documentos, a dificuldade em localizar faturas ou outros documentos, dependência de arquivo físico e a dispersão da informação.
O arquivo digital é um complemento ao acompanhamento contabilístico que funciona como apoio à organização, que agiliza o tratamento da informação através de sistemas de automação de registo. Mais informação sobre a contabilidade e arquivo digital pode ser encontrada aqui.
Porque deve a empresa acompanhar a contabilidade ao longo do ano?
A contabilidade deve refletir a atividade da empresa de forma contínua. Quando os documentos são tratados regularmente, é mais simples identificar diferenças, pedir informação em falta, validar movimentos e preparar as obrigações futuras.
O acompanhamento ao longo do exercício permite também comparar a evolução de resultados e analisar alterações na estrutura de custos. Por exemplo, um aumento de faturação pode não representar uma melhoria de resultados. A empresa pode ter registado um crescimento de custos com colaboradores, matéria-prima, serviços externos ou financiamento.
Sem deter a informação contabilística, a gestão do negócio não consegue acompanhar completamente a evolução das vendas ou do saldo bancário, mas não consegue compreender o impacto global na operação.
A regularidade do acompanhamento contabilístico também influencia o fecho do exercício, pois quanto maior for o número de documentos, contas, colaboradores, ativos ou operações, mais importante será manter os registos atualizados e esclarecer atempadamente as situações que possam afetar contas.
Como a contabilidade apoia a gestão empresarial
A qualidade da contabilidade depende da qualidade, completude e pontualidade da informação disponibilizada.
O contabilista precisa de obter os documentos, informações e esclarecimentos necessários ao cumprimento das suas funções, por forma a garantir a regularidade técnica e corresponder contabilidade com a realidade financeira e patrimonial da empresa.
Como tal, a empresa deve garantir que envia para a contabilidade uma série de documentos, entre eles faturas emitidas e de fornecedores, notas de crédito, extratos bancários, contratos, documentos de financiamentos, comprovativos (pagamentos e/ou recebimentos), informação de aquisição ou alienação de ativos, despesas (de sócios, gerentes ou colaboradores), movimentos dos cartões bancários, documentação de importações e exportações, variáveis do processamento de salários, alterações contratuais e documentos relacionados com seguros, rendas ou outros encargos.
A importância do contexto documental varia conforme a complexidade da operação realizada ou a realizar.
Como o arquivo digital agiliza a contabilidade digital?
O arquivo digital, ou digitalização do arquivo contabilístico, torna mais fácil e rápida a entrega, a organização e a consulta dos documentos contabilísticos. Esta forma de gestão documental digital permite aceder à documentação em segundos, a partir de qualquer dispositivo e dispensa a intervenção do contabilista.
A principal diferença está no arquivo e circulação dos documentos. Esta para além de reduzir a circulação de documentos em papel (paper-free), centraliza toda a documentação no mesmo ponto, diminui o envio de ficheiros, permite consultar documentos em qualquer lugar, mantém um histórico indelével, reduz o risco de perda física e facilita a colaboração entre contabilista e a empresa.
Na digital accounting, a tecnologia é usada para servir a qualidade e organização do processo contabilístico. Não substitui a validação técnica especializada em a comunicação entre ambas as partes (empresa e contabilista).
Proteção e confidencialidade dos dados
A contabilidade envolve informação financeira, fiscal, salarial e pessoal. Assim sendo, o prestador de serviços de contabilidade deve aplicar medidas adequadas de segurança e limitar o acesso aos dados aos intervenientes necessários.
A política de privacidade REWARD Consulting inclui a aplicação de medidas técnicas e organizacionais para proteção dos dados e a limitação do acesso aos colaboradores que necessitem de tal informação para executar as respetivas funções.
Os 7 diferenciais do serviço de contabilidade REWARD Consulting
A escolha de uma empresa de contabilidade deve ter em conta o cumprimento das obrigações fiscais, a forma como a informação é organizada, a articulação entre diferentes obrigações e a capacidade para acompanhar as necessidades da empresa.
A REWARD Consulting agrega serviços de contabilidade, fiscalidade e payroll, normalmente considerado por empresas que procuram:
- Tratamento regular da contabilidade
- Acompanhamento próximo e continuo
- Processamento salarial
- Centralização da documentação
- Acesso ao arquivo digital
- Articulação entre contabilidade e payroll
- Possibilidade de recorrer a serviços complementares de consultoria de gestão ou incentive systems
Reporting periódico
O reporting periódico permite transformar os registos da contabilidade em informação que pode ser usada no processo de decisão da gestão da empresa. A REWARD Consulting disponibiliza informação contabilística e financeira para acompanhar a evolução da empresa e analisar os principais indicativos da sua atividade. O acesso regular a esta informação reduz a dependência do fecho anual e permite manter uma visão atualizada sobre a atividade.
Acompanhamento próximo e contínuo
Cada empresa tem uma atividade, estrutura, enquadramento e organização próprios e, por esse motivo, o acompanhamento contabilístico deve ser mais que a simples execução padronizada de tarefas.
A equipa de contabilidade precisa de compreender a operação da empresa, a forma como fatura, os principais custos, a estrutura salaria, as obrigações associadas e outros detalhes. A REWARD Consulting garante um acompanhamento próximo e dedicado, com conhecimento profundo do contexto da empresa e continuidade na relação com os seus clientes.
Para nós, a proximidade significa conhecer a empresa o suficiente para enquadrar corretamente as suas questões e prestar um acompanhamento de excelência durante todo o ciclo de vida do cliente.
Disponibilidade da equipa
Todas as perguntas relacionadas com contabilidade, fiscalidade e salário tendem a aparecer nas situações mais inesperadas, ao longo de todo o exercício e podem não coincidir com os períodos de entrega de declarações.
A empresa (ou o seu gestor) pode precisar de esclarecimentos antes de realizar uma operação, contratar um novo trabalhador, realizar um investimento, alterar uma remuneração ou assumir um novo compromisso.
Nesses casos, a REWARD Consulting diferencia-se através da disponibilidade alargada da sua equipa para acompanhar estas situações e prestar os devidos esclarecimentos quando necessário, tais como:
- Informações necessárias
- Obrigações envolvidas
- Prazos aplicáveis
- Impacto contabilístico / fiscal
- Necessidade de análises adicionais
Informação de apoio à gestão (decisão)
A contabilidade regista toda a atividade da empresa e, quando a informação é organizada e disponibilizada regularmente, serve de apoio às decisões que irão ser tomadas no futuro. A chamada decisão com base em dados. Na REWARD Consulting tornamos a informação útil para a administração acompanhar resultados, custos, responsabilidades e todos os outros elementos úteis para as suas decisões.
Um serviço 360º de contabilidade, fiscalidade e payroll
Os diferenciais do serviço de contabilidade da REWARD Consulting resultam de várias partes, entre elas:
- reporting contabilístico
- acompanhamento próximo e dedicado
- elevada disponibilidade da equipa
- informação para apoio à decisão
- processos digitais
- arquivo documental centralizado
- acompanhamento contínuo das obrigações fiscais
- processamento salarial rigoroso
