FAQS contabilidade digital
Digital accounting FAQ
Here you can find answers to the most frequently asked questions about how digital accounting can help your company to improve its efficiency, security and the accuracy of its financial management.
What is digital accounting?
Digital accounting is a new approach that uses digital means to simplify accounting processes.
With digital accounting, companies can reduce accounting costs and improve operational efficiency, allowing them to focus on more productive activities.
Digital accounting allows for easier, real-time access to financial information, enabling faster and more accurate decision-making. It uses specialized software and online platforms to manage the company's accounting (which may include managing accounting documents that are digitized and stored in the cloud for easy acess and reference). cloud para fácil acesso e referência).
Is digital accounting secure?
Yes, the digital accounting service for businesses is completely secure.
The security of digital accounting is achieved through the use of data protection technologies and includes measures such as data encryption and user authentication to protect the company's accounting data and the integrity of files (ensuring they are never lost or damaged).
It is also important for companies to implement internal security procedures, such as using strong passwords, restricting access to accounting data, and controlling access, among other measures.
A contabilidade digital é confiável?
Sim, a contabilidade digital é confiável pois apresenta segurança acrescida, transparência e a nossa equipa está sempre disponível para ajudar em qualquer questão ou problema.
Compreendemos que pode haver falta de confiança numa solução nova como a contabilidade digital. No entanto, a nossa solução de contabilidade digital está munida de sistemas de segurança acrescida (servidores, backups, criptografia) e permite maior eficiência e transparência.
Adicionalmente, a nossa equipa altamente qualificada está apta a apoiar o cliente em cada etapa do processo.
What are the advantages of digital accounting compared to traditional accounting?
Maior eficiência, transparência, redução de erros, economia de tempo e custos
Digital accounting offers several advantages compared to traditional accounting.
- More efficient: It allows for faster and more accurate processing of financial data.
- Greater transparency: Data can be easily accessed and shared among stakeholders (accountants and business owners) for better collaboration and more informed decision-making.
- Reduces errors: Provides process automation and integrated systems that minimize the possibility of human errors.
- Saves time and costs: Processes are automated, and communication is more streamlined, leading to better time and resource management.
You can find more advantages at the Digital accounting infographic.
A contabilidade digital pode ser mais económica que a contabilidade tradicional?
Sim, a contabilidade digital é geralmente mais económica que a contabilidade tradicional, pois reduz os custos de armazenamento de documentos, papel e tempo de processamento manual.
Ao eliminar a necessidade de papel e espaço de armazenamento de documentos, a contabilidade digital reduz os custos operacionais. Também permite um processamento mais rápido e eficiente, eliminando a necessidade de trabalho manual e reduzindo os erros.
Ao optar pela contabilidade digital, as empresas podem economizar significativamente em custos de contabilidade e dedicar mais recursos ao crescimento e desenvolvimento do seu negócio.
Quais as principais vantagens da contabilidade digital?
As principais vantagens da contabilidade digital são a maior eficiência, praticidade, comunicação, redução de custos, acesso permanente e em tempo real à informação, maior segurança e gestão documental.
A contabilidade digital apresenta diversas vantagens para as empresas que a adotam. Nomeadamente
- Maior eficiência: O uso de software e tecnologia torna os processos mais eficientes e reduz os custos administrativos, permitindo que as empresas canalizem recursos para outras áreas.
- Praticidade: A contabilidade digital reduz e simplifica passos dentro do processo de contabilidade, tanto para o contabilista como para o cliente. A gestão financeira é mais simples pois o sistema é alimentado com a informação e o envio de informações é direto.
- Comunicação: A possibilidade de comunicação por internet e arquivar as informações importantes em sistema digital de mútuo acesso. O cliente pode verificar toda a informação sempre que necessite e o contabilista pode ter acesso aos dados para completar as suas tarefas.
- Redução de custos: Reduz a necessidade de papel, impressão e armazenamento físico de documentos, o que pode representar uma economia em materiais e espaço de armazenamento. A automação de processos pode reduzir a necessidade de mão de obra especializada (custos com pessoal).
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Acesso permanente e em tempo real: Os dados contabilísticos são armazenados eletronicamente em tempo real na cloud, pelo que estão disponíveis imediatamente e permanentemente para consulta.
- Maior segurança: Plataforma que cumpre todos os requisitos técnicos e legais, preparada para proteger os dados dos clientes e limitar o acesso a apenas utilizadores autorizados. É mais simples reduzir constrangimentos devido a atrasos de receção de documentos ou envio de obrigações.
- Document management: A contabilidade digital permite organizar a documentação do cliente de forma online, é possível encontrar qualquer documento através de uma pesquisa.
Pode consultar todas as informações no artigo de vantagens da contabilidade digital para empresas.
O que é o arquivo digital?
O arquivo digital é um conjunto de documentos digitais com informação relevante e necessária para o cumprimento das obrigações fiscais, contabilísticas e legais de uma empresa.
O arquivo digital é constituído por registos contabilísticos, documentos de suporte e mais elementos de informação necessários para verificar a situação tributária e contabilística do negócio.
A implementação do arquivo digital permite uma gestão mais eficiente e segura da informação contabilística, eliminando a necessidade de guardar e gerir documentos físicos em papel.
Sem a digitalização do arquivo contabilístico seria impossível a adoção da contabilidade digital.
What are the advantages of digital archiving?
The advantages of digital filing include greater process efficiency, space savings, ease of access, and data security.
Digital filing offers several advantages over paper filing.
- Managing digital documents is more efficient and cost-effective than managing paper documents, as it saves physical space and avoids expenses related to office supplies.
- Digital files can be accessed from anywhere and at any time, providing greater flexibility and mobility in work.
- Greater security of data stored in digital format, which can be encrypted and protected by passwords, minimizing the risk of data loss or theft.
- Digital filing offers greater environmental sustainability by reducing the amount of paper used and contributing to environmental preservation.
All the advantages of digital filing can be found in the article about advantages of digital accounting.
Quanto tempo se deve manter a documentação em papel?
A documentação em papel deve ser mantida durante um período mínimo de 10 anos.
Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.
Esta obrigação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
How to send documentation to the accountant?
Documentation can be submitted digitally through online solutions (ERP platform and app) or sent to REWARD Consulting.
Documentation to be sent to the accountant can be uploaded directly into the client space through the available solutions (ERP platform and app), making it immediately available for analysis and processing by the accountant.
If the company does not have the means to digitize its documentation please contact our services to explore alternatives.
How to digitize my company's accounting documents?
To digitize your company's accounting documents, you can use a professional scanner or integrated solutions on smartphones (or other similar devices).
There are several options for digitizing accounting documents. You can use scanners, take photos of documents with a smartphone, or use third-party digitization services.
A smartphone may be more suitable for organizations with a lower volume of regular documentation to digitize. Organizations with a larger quantity of documents might need a scanner tailored to their needs, considering factors such as the volume of documents, size and type of documents, and image quality.
Qual o valor de avença para o serviço de contabilidade digital?
O valor de avença para serviço de contabilidade digital varia conforme as necessidades de cada empresa, mas é igual ao valor de serviço de contabilidade analógica (com papel).
O valor de avença mensal para o serviço de contabilidade digital é igual ao preço para o serviço de contabilidade analógico (em formato papel).
Acreditamos que a contabilidade digital é o novo paradigma do setor e encorajamos todos os nossos clientes a optar por esta modalidade mais simples, prática e eficaz, sem qualquer encargo ou despesa adicional para os mesmos.
Faça a sua simulação no simulador de avença de contabilidade digital REWARD.
Como é feito o atendimento ao cliente na contabilidade digital?
O atendimento ao cliente na contabilidade digital é feito de forma multicanal. Inclui atendimento presencial e atendimento remoto (chamada, videochamada, e-mail).
O atendimento ao cliente num escritório de contabilistas com contabilidade digital é feito através de múltiplos canais de atendimento. São eles o presencial, e-mail, videochamada e telefone.
É possível também agendar reuniões online com o contabilista (videochamada), evitando a necessidade de deslocação física até ao gabinete de contabilidade e gasto de tempo e recursos implícitos à deslocação.
O atendimento remoto permite o acesso fácil e rápido ao suporte da equipa. Os clientes contam com um serviço especializado, sempre disponível para esclarecer dúvidas e fornecer informações relevantes para a gestão financeira da empresa.
Os canais de atendimento também permitem a partilha de documentos e informações financeiras entre o contabilista e os clientes, para uma comunicação mais direta e colaborativa.
Como aceder à documentação na contabilidade digital?
A documentação pode ser acedida através de um espaço próprio para cada utilizador, protegido por credenciais de acesso únicas e exclusivas.
Os nossos serviços de contabilidade digital fornecem a cada cliente um acesso seguro à plataforma online para que cada cliente possa consultar, filtrar, descarregar e inserir toda a informação e documentação contabilística e fiscal relevante.
Cada cliente pode também aceder ao seu portal com indicadores de performance (KPI) sobre o desempenho financeiro e contabilístico da empresa/negócio.
How can I monitor my company remotely?
The management can monitor the company remotely through REWARD Consulting's 100% digital accounting solution. We are available for any inquiries.
The 100% digital accounting service allows each user to have permanent, immediate, and anywhere access to all their accounting information through the digital solution.
This allows you to monitor the progress of your business at any time and from anywhere, a situation that would not be possible without digital accounting.
Additionally, our professionals are available to respond to any inquiries.
