O episódio mais recente da rubrica G5M aborda o tema do planeamento anual, tópico importante para a gestão empresarial.
Definição de planeamento anual
O planeamento anual é um documento onde se estabelecem os objetivos e metas da empresa, bem como as ações necessárias para os atingir. Esta é uma ferramenta que orienta a estratégia do negócio.
O planeamento anual deve ser elaborado no ano anterior ao ano planeado, ou seja, o planeamento de 2025 deve ser realizado em 2024.
O planeamento anual envolve a criação de processo, a sua discussão e reflexão sobre o desempenho da organização no ano transato. O objetivo do mesmo é definir de forma precisa os passos a dar com a identificação de erros cometidos e oportunidades aproveitadas durante o último ano.
É possível recorrer ao plano de negócios para apoiar a comparação temporal mas, caso este não exista ou esteja disponível, a empresa pode recorrer a KPI, ou indicadores de performance, para medir o desempenho da empresa e ajudar a compreender alguns aspetos, tais como:
- Quantidade de vendas;
- Retenção de clientes;
- Receita e despesa;
- Estado da saúde financeira da empresa;
- Reclamações sobre o produto ou serviço;
- Custos de produção;
- Valor dos salários;
- Rotatividade dos colaboradores.
Importância do planeamento anual
O planeamento anual tem 3 graus de importância, a organização de atividades, correção de erros e previsão de desafios.
Organização de atividades
O planeamento anual permite às empresas antever situações no futuro e prevenir a repetição de erros já cometidos. Permite preparar o próximo ano ao descobrir a melhor direção a seguir e como garantir que as equipas estejam alinhadas com os objetivos da organização.
| Janeiro | Fevereiro | Março | |
| Objetivo de vendas | 10.000€ – produto A 10.000€ – produto B | 8.000€ – produto A 12.000€ – produto B | 15.000€ – produto A 15.000€ – produto B |
| Reposição de stock | 200 unidades produto A (custo: 6.000€) | 500 unidades produto B (custo: 10.000€) | 100 unidades produto A (custo: 3.000€) + 100 unidades produto B (custo: 2.000€) |
| Previsão faturação total | 70.000€ | 85.000€ | 90.000€ |
| Projeção de gastos (RH e infraestrutura) | 15.000€ | 14.000€ | 16.500€ |
| Desafios | Iniciar janeiro s/reposição, fornecedor: Férias até dia 15 | Redução no volume de vendas | Aumento da prestação |
Correção de erros
O planeamento anual não elimina completamente a possibilidade de errar, mas ajuda a enfrentar os erros de uma maneira mais eficaz. Quando algum momento não correr conforme planeado, o plano irá agir como um guia para entender o problema e decidir as ações que irão levar à solução mais adequada face ao problema.
De acordo com a tabela do slide anterior, se empresa não atingir os objetivos de venda em março, os gestores podem ajustar os objetivos de abril ou diminuir o valor de reposição de stock para não comprometer o fluxo de caixa.
Previsão de desafios
O planeamento anual permite a antecipação de vários cenários ao longo do próximo ano, antes dos mesmos ocorrerem.
Por exemplo, em 2020 a pandemia de COVID-19 obrigou a maioria dos negócios a ajustarem as suas operações e as empresas que tinham um planeamento estratégico e processos definidos conseguiram adaptar-se à mudança, pelo que se destacaram face à concorrência que não tinha um planeamento anual.
Passos do planeamento anual
- Analisar os pontos fortes e fracos do último ano
- Projetar gastos e ações de marketing
- Fazer projeções com base na matriz SWOT
- Elaborar um cronograma para o planeamento
- Definir metas, objetivos e indicadores
Analisar os pontos fortes e fracos do último ano
Deve reunir os dados do ano anterior e avaliar os pontos fortes e fracos. A análise deve abranger todas as áreas da organização para identificar desafios e aspetos positivos. A lista deve conter os seguintes elementos:
- Informações de controlo financeiro;
- Resultados de vendas;
- Taxas de devolução;
- Resumo do fluxo de caixa;
- Taxa de retorno das campanhas de marketing;
- Volume de vendas por vendedor
Projetar gastos e ações de Marketing
Deve projetar os principais gastos de marketing e considerar as campanhas de divulgação, interações de vendas e sazonalidade do negócio (caso aplicável).
Pode criar um calendário para atribuir as verbas necessárias a cada campanha. Na elaboração do calendário pode considerar KPI de marketing e vendas anteriores e dados sobre o público para determinar estratégias que tragam maior ROI para a empresa.
Deve também considerar a capacidade da força de vendas e que esta consegue atender a procura gerada pelo marketing.
Fazer projeções com base na matriz SWOT
As projeções a realizar devem basear-se numa matriz SWOT, matriz que avalia os ambientes interno e externo da empresa e apoia a criação de estratégias para otimizar o desempenho desta no mercado e face à concorrência.
No ambiente externo são consideradas oportunidades e ameaças. Por sua vez, forças e fraquezas da organização são avaliadas no plano interno. A matriz SWOT permite atuar de forma mais segura perante os desafios de mercado.
Elaborar um cronograma para o planeamento
A implementação do planeamento só deve ser realizada segundo um cronograma, para garantir objetividade nas ações a realizar para atingir os objetivos propostos.
Um cronograma organizado simplifica a monitorização de resultados e implementação de ajustes, favorece o envolvimento com o planeamento e aumenta as hipóteses de sucesso. O cronograma deve ser segmentado conforme as necessidades da empresa (semestral, trimestral ou mensal)
Definir Metas, Objetivos e Indicadores
Metas são objetivos traçados em valores numéricos que os KPI devem atingir. A gestão deve transformar objetivos em metas SMART e medir o desempenho das estratégias escolhidas com KPI:
- S – Specific – Não devem ser demasiado amplas ou genéricas
- M – Mensurable – Devem ser passíveis de medição via KPI
- A – Attainable – Os objetivos devem ser realistas e passíveis de alcançar
- R – Relevant – Todas as metas devem ser relevantes para o negócio
- T – Time – O tempo de cumprimento deve ser proporcional ao desafio
