A contabilidade digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma necessidade empresarial. Cada vez mais empresas estão a mudar para contabilidade digital pois é premente adotar novas soluções para aumentar a sua eficiência e eficácia e, que em simultâneo, reduzam e otimizem o tempo despendido em cada tarefa.
A contabilidade digital responde a todos os desafios acima mencionados com segurança e transparência acrescida, processos mais ágeis, automatização, praticidade e simplicidade de uso, integrações e comunicação imediata entre todas as partes envolvidas.
Com este guia sobre como mudar para contabilidade digital (onde incluímos também um infográfico), pode preparar a transição da sua empresa para uma solução de contabilidade.
Avaliação: O Ponto de Partida
Mudar para a contabilidade digital começa com uma avaliação da situação atual da organização. É preciso analisar o panorama tecnológico atual para identificar as suas necessidades e as lacunas existentes. A avaliação deve incluir uma análise pormenorizada dos softwares usados e das competências digitais dos colaboradores.
Quanto ao software, deve avaliar se os sistemas atuais são compatíveis com soluções de contabilidade digital. Este processo envolve verificar os requisitos de sistema dos potenciais softwares de contabilidade digital e a comparação com o software atualmente utilizado.
A avaliação de competências digitais dos colaboradores também é essencial. Pode realizar questionários e/ou entrevistas para determinar o nível de aptidão digital de cada colaborador. Com base nos resultados, pode determinar se será necessário facultar treino adicional para ajudar na transição.
Planeamento: A Estratégia para o Sucesso
Com uma compreensão clara da situação atual da organização, o próximo passo para mudar para contabilidade digital é o planeamento da transição para a contabilidade digital. Abaixo fica o planeamento a realizar:
- Identificar a solução de contabilidade digital adequada: Pesquise e selecione a solução que melhor se adapta às necessidades da empresa. Considere fatores como funcionalidades, facilidade de uso, integração com outros sistemas e custo.
- Definir um cronograma para a transição: Estabeleça um cronograma realista para a implementação do novo sistema. Este cronograma deve incluir tempo para a configuração do software, migração de dados, formação dos colaboradores e um período de adaptação.
- Preparar-se para possíveis desafios: Antecipe possíveis desafios que possam surgir durante a transição e planeie como os irá abordar. Estes desafios podem incluir resistência à mudança por parte dos colaboradores, problemas técnicos durante a implementação ou necessidade de formação adicional.
- Desenvolver um plano de formação adequado: De acordo com a avaliação de competências digitais dos colaboradores, desenvolva um plano de formação que aborde e mitigue as lacunas existentes. O plano deve incluir diferentes métodos de formação (sessões de formação em grupo, tutoriais online ou sessões com especialistas).
Implementação: A Mudança em Ação
A implementação envolve a configuração da solução de contabilidade digital (web, software, integrações, credenciais), a migração dos dados e a integração com outros sistemas. É o momento em que a empresa começa a colher os benefícios da contabilidade digital. É importante recordar que o processo que pode demorar algum tempo.
Formação: Capacitar para o Futuro
A formação dos colaboradores da empresa é um ponto essencial para garantir o sucesso da organização ao mudar para contabilidade digital. É preciso garantir que os colaboradores estão preparados para utilizar o novo sistema de uma forma eficiente.
Se for necessária formação, pode incluir formação em grupo, tutoriais (guias) online e sessões individuais ou coletivas de formação com especialistas. A formação não só ajuda os colaboradores a se adaptarem ao novo sistema, como também pode aumentar a eficiência e a produtividade.
Manutenção e Atualização: A Contabilidade Digital em Movimento
A contabilidade digital não é um processo único. É importante manter o sistema atualizado e fazer os ajustes necessários. Pode incluir atualizações de software, mudanças nos processos de trabalho ou formação adicional para os colaboradores.
A manutenção e atualização regulares garantem que o sistema de contabilidade digital continue a funcionar de forma eficiente e eficaz. No entanto, a adoção de soluções de Software as a Service (SaaS) permite que muitas destas preocupações sejam minimizadas.
O que é SaaS (Software as a Service)?
SaaS, ou Software as a Service, é um modelo de distribuição de software onde um fornecedor de serviços hospeda aplicações e as disponibiliza aos clientes pela internet. Em vez de adquirir e instalar software no seu próprio hardware, pode aceder ao software e às suas funcionalidades numa base de subscrição.
Isto pode reduzir significativamente os custos iniciais de implementação de solução de contabilidade digital para a empresa, pois não há necessidade de investir em hardware dispendioso ou manutenção (o software é executado através de uma janela de browser, de forma online). Como o software é atualizado automaticamente pelo fornecedor, também não existe necessidade de se preocupar com a manutenção e atualização do software.
A Solução de Contabilidade Digital REWARD Consulting
Um dos principais benefícios da contabilidade digital é a eficiência que proporciona. As empresas poupam tempo e recursos ao automatizar muitas das suas rotinas contabilísticas (transporte de documentação, arquivo, consulta, outros). Também oferece relatórios em “real time“, para uma visão clara da situação financeira da empresa a qualquer momento e uma tomada de decisão mais rápida e com base em dados.
A solução de contabilidade digital REWARD Consulting permite que as empresas façam a gestão da sua contabilidade de forma eficiente com a sua interface intuitiva e fácil de usar. Além disso, a solução é flexível e pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de cada empresa.
No entanto, o que nos distingue é o acompanhamento personalizado a cada cliente. Para nós cada empresa é única e, por isso, merece um serviço personalizado. A nossa equipa está sempre disponível para ajudar os clientes. Desde a avaliação inicial até à implementação e formação, estamos ao lado dos nossos clientes para garantir que a transição para a contabilidade digital seja o mais suave possível.
Infográfico: Como mudar para contabilidade digital (bónus)
