Vários gestores e decisores empresariais procuram agora saber como reduzir custos nas PME. Nos últimos anos, os custos operacionais tiveram variações consideráveis. O custo da energia registou aumentos históricos em 2022, o que pressionou principalmente as empresas do setor industrial em consumo energético. Já a escassez de talento especializado e a inflação aumentaram o peso da massa salarial como custo fixo.
Os softwares de gestão e licenciamento SaaS, que antes eram considerados substitutos económicos, acumularam custos mensais que escapam facilmente ao controlo das PME. E, entretanto, a cadeia de fornecimento global instável levou muitas empresas a renegociar e reconfigurar fornecedores entre 2021 e 2023.
As empresas portuguesas, em especial as PME, enfrentam o desafio duplo de reduzir custos para manter margens saudáveis, sem comprometer a qualidade dos seus produtos ou serviços.
A pandemia COVID-19 que ocorreu em 2020, a pressão inflacionista sentida a partir de 2022-2023 e a aceleração da transformação digital também mudaram a forma como as empresas controlam despesas e avaliam as suas oportunidades de investimento.
Reduzir custos nas PME não é mais uma questão de sobrevivência pontual, é uma competência de gestão. No entanto, cortar custos de forma errada pode causar o efeito inverso:
- Menor satisfação do cliente
- Quebra na retenção de talento
- Perda de competitividade
O foco dos gestores e empresários deve ser a redução inteligente de custos, ou seja, eliminação de ineficiências, redundâncias e desperdício, ao preservar (ou mesmo aumentar) a capacidade de gerar valor ao cliente.
Existem práticas que permitem reduzir custos nas PME às empresas portuguesas, especialmente as PME, reduzir custos de forma sustentável e aumentar a eficiência operacional sem cortar na qualidade.
Negociar com fornecedores
Negociar com os fornecedores não se limita apenas a pedir descontos. Entre 2020 e 2025, as empresas portuguesas que mais otimizaram custos usaram frequentemente ferramentas digitais de procurement para monitorizar preços em tempo real, avaliar o desempenho dos fornecedores (prazos, qualidade) e criar concorrência saudável na negociação ao descobrir novas oportunidades mais vantajosas.
As PME podem implementar plataformas de SRM (Supplier Relationship Management) que aumentam a transparência e permitem auditorias comparativas. Podem também celebrar contratos colaborativos de longo prazo, com cláusulas de partilha de risco (como o ajuste de custos energéticos).
Eliminar desperdícios em prol da sustentabilidade
Eliminar desperdícios envolve integrar práticas lean e métricas de sustentabilidade. As empresas podem monitorizar consumo energético em tempo real (com sensores IoT), reduzir o papel e restante economato com digitalização legalmente válida (ex: faturação eletrónica e contabilidade digital) e/ou desenvolver programas internos de “eficiência verde” que reduzem custos e reforçam a imagem da marca junto de clientes B2B.
Otimizar processos com automação “inteligente”
Entre 2021 e 2025, a automação via RPA (Robotic Process Automation) e Inteligência Artificial generativa e Agentic AI alterou a forma como as PME portuguesas gerem tarefas administrativas e operacionais. Tal liberta as equipas para tarefas de maior valor acrescentado, ao reduzir erros humanos que custam tempo e dinheiro.
Atualmente é possível desenvolver um grupo de agentes de inteligência artificial que tratem de alguns processos internos, outros processos com pouco valor acrescentado (como passagem de dados entre plataformas e redação de documentos templatizados) podem ser realizados através de automação simples, ou com inteligência artificial integrada no processo de automação.
Alguns casos práticos da otimização de processos internos com automação inteligente são a faturação automática, a análise de crédito em segundos e reconciliação bancária sem intervenção humana.
Tecnologia como motor de eficiência
Softwares de CRM, ERP e gestão financeira tornaram-se obrigatórios desde a última década. Mas a novidade dos últimos anos foi a convergência de plataformas, ou seja, integrar num só sistema várias vertentes de gestão. O que evita silos de informação e custos escusados.
Por exemplo, PME do setor industrial adotaram sistemas ERP 100% cloud que, ao centralizar stock, logística e vendas, reduziram em até 20% os custos administrativos. Também pode proceder à renegociação periódica de subscrições SaaS, muitas vezes inflacionadas por licenças não utilizadas.
Reavaliar custos fixos constantemente
O custo fixo tradicional (rendas, energia, telecomunicações) transformou-se num campo de renegociação sofisticada nos últimos anos. Alguns empresários preferem espaços de coworking empresarial e espaços flexíveis, que substituem os contratos longos de arrendamento.
Existem também uma aposta em aquisição de serviços com base na Cloud, que não obrigam a investimentos iniciais consideráveis, são simples de escalar e não necessitam de cuidados de manutenção ou de atualização. Pode implementar dashboards financeiros para sinalizar automaticamente desvios face a benchmarks do setor.
Outras estratégias para reduzir custos nas PME
Além das formas tradicionais de cortar custos, há várias oportunidades de segunda ordem que muitas empresas não exploraram:
- Gestão fiscal inteligente: Otimização com regimes especiais de incentivo, como o SIFIDE e RFAI, para reduzir a carga fiscal real (IRC)
- Economias colaborativas: Partilha de infraestruturas logísticas ou produção entre PME do mesmo setor, quando oportuno para ambas as partes
- Nearshoring local: Substituir fornecedores internacionais incertos por parcerias locais mais previsíveis e com menor custo total de operação
- Formação direcionada: Reduzir a curva de aprendizagem e margem de erro do staff com programas de aprendizagem direcionada.
