O que é o fluxo de caixa
O Fluxo de caixa, ou fluxo de tesouraria, reflete todas as entradas e saídas de dinheiro num determinado período e permite à gestão do negócio monitorizar a liquidez, eficiência e saúde financeira da empresa.
O conceito de fluxo de caixa é importante para a sustentabilidade e para o crescimento do negócio, pois reflete a capacidade deste gerar o capital necessário financiar para as suas operações.
Importância da gestão do fluxo de caixa
A importância da gestão do fluxo de caixa deve-se a vários fatores, os quais são:
- Visibilidade operacional. Proporciona uma visão clara das finanças do negócio para uma melhor compreensão dos gastos e recebimentos de dinheiro.
- Capacidade de planeamento. Ajuda a antecipar e prever déficits ou excedentes de caixa e permite ajustar proativamente a estratégia financeira.
- Tomada de decisão. A gestão de fluxo de caixa facilita decisões informadas sobre investimentos, financiamentos e outras ações.
- Saúde financeira. Manter um saldo de caixa positivo é essencial para evitar o endividamento excessivo, cortar despesas desnecessárias e garantir sustentabilidade
Estratégias de gestão de fluxo de caixa
Realizar projeções de fluxo de caixa regulares
A realização de projeções de fluxo de caixa permite à gestão antever potenciais períodos de dificuldade financeira ou liquidez excessiva. Devem ser realizadas de forma alinhada com os ciclos de negócio da empresa (semanal, mensal ou trimestral).
As projeções de fluxo de caixa devem incluir estimativas de vendas futuras, despesas esperadas e outros compromissos. Ao conhecer antecipadamente possíveis cenários financeiros a organização pode ajustar a sua operação e investimento.
Monitorizar o fluxo de caixa
A gestão deve implementar um robusto sistema de monitorização do fluxo de caixa. O sistema deve registar cada entrada e saída de capital e categoriza-las para futura análise. Podem ser usados softwares de gestão financeira (ERP) ou sistemas de gestão de tesouraria de forma automatizada e de forma a fornecer relatórios para ajudar a tomada de decisão.
Gerir prazos recebimentos e pagamentos
Gerir ativamente os prazos de recebimento e pagamento permite encurtar o ciclo de recebimento (pode promover incentivos para pagamentos rápidos ou penalizações para atrasos) e negociar prazos de pagamento mais longos com os fornecedores. Deve alcançar um equilíbrio entre o dinheiro que entra e o dinheiro que sai.
Estabelecer uma reserva de contingencia
Criar uma reserva de caixa para cobrir despesas inesperadas ou períodos em que a receita esteja abaixo do nível previsto. A reserva de caixa será uma almofada financeira que protege a empresa contra incertezas e evita que esta recorra a empréstimos bancários (com custos e juros elevados).
Rever custos e reduzir custos
Os custos da empresa devem ser revistos de forma periódica para identificar oportunidades de redução de custos sem prejudicar as operações ou qualidade da organização. A análise deve incluir custos fixos e variáveis e procurar ineficiências em várias áreas (energia, economato, contratos, outras despesas).
Dicas de gestão de fluxo de caixa
Existem várias dicas de gestão de fluxo de caixa, entre elas:
- Usar ferramentas tecnológicas
- Melhorar o ciclo de cobranças
- Negociar termos de pagamento
- Realizar auditorias financeiras regulares
- Registar e categorizar todos os movimentos
Usar ferramentas tecnológicas
A gestão de fluxo de caixa pode ser apoiada com recurso a Softwares de gestão financeira, tais como ERP ou plataformas específicas. Estas integram todas as operações (contabilidade, vendas, compras e gestão de stock) para uma visão 360º da situação da empresa.
As ferramentas tecnológicas também permitem realizar análises detalhadas via dashboards com KPI e gerar relatórios pré-definidos que por sua vez reduzem o tempo gasto em processos manuais.
Negociar termos de pagamento
Desenvolver relações estratégicas com os fornecedores da empresa é uma vantagem caso necessite de renegociar termos mais favoráveis à empresa. Procure estender os prazos de pagamento sem incorrer em custos adicionais para melhorar o fluxo de caixa, mas sem comprometer a saúde financeira dos seus fornecedores.
Deve manter condições que garantam a continuidade e confiança nas relações de negócios e evitar comprometer a qualidade e entrega dos recursos necessários para a operação.
Melhorar a eficiência do ciclo e canais de cobrança
A eficiência do ciclo de cobrança pode ser otimizada para manter um bom fluxo de caixa. Pode implementar um sistema de faturação e cobrança que emita faturas após a entrega dos produtos/serviços e lembretes automáticos de pagamento de pagamentos pendentes. Adote plataformas de pagamento online para facilitar transações financeiras em tempo real e minimizar os atrasos de pagamento, de forma a melhorar a liquidez geral da organização.
Realizar auditorias financeiras regulares
As auditorias financeiras quando realizadas com regularidade ajudam a manter a integridade do fluxo de caixa. Estas também permitem identificar erros, fraudes ou ineficiências do processo que afetem os recursos financeiros da empresa.
Pode realizar as auditorias internamente ou com apoio de auditoria externa (para análise mais imparcial). Esta prática permite manter a conformidade da empresa com a regulamentação em vigor, otimizar processos e reduzir custos.
Registar e categorizar todos os movimentos
O registo e categorização de todos os movimentos financeiros da empresa permite um controlo mais eficaz do fluxo de caixa. Todas as entradas e saídas devem ser documentadas e classificadas em categorias (despesas operacionais, custos de produção, receitas de vendas ou outras) para melhor entendimento sobre onde o dinheiro está alocado e as principais fontes de receita da empresa.
