Importância da organização
A organização empresarial no que diz respeito aos pagamentos a fornecedores é importantíssima. Uma correta gestão financeira prevê um controlo de fornecedores com registos e o apoio de um software específico para a monitorização de prazos e valores em dívida.
O incumprimento dos pagamentos a fornecedores pode originar multas e juros de mora, interromper o fornecimento de matérias-primas e prejudicar as relações com os fornecedores da empresa.
Para evitar estes problemas, a gestão do negócio deve implementar estratégias de pagamento. A empresa pode negociar prazos de pagamento mais favoráveis e alinhar os ciclos de pagamento com os seus fluxos de receita.
Pode também realizar priorização de pagamentos a fornecedores e previsões do fluxo de caixa, o que irá permitir alocar recursos e manter uma reserva para eventuais imprevistos. A negociação dos termos e condições estabelecidos com fornecedores e a monitorização dos pagamentos vão fortalecer a posição da organização a longo prazo e manter a sua estabilidade e reputação (internamente e externamente).
Como organizar o pagamento
O processo de organização de pagamentos a fornecedores é composto por múltiplas etapas. Elas são:
- Relacionar todas as contas da empresa;
- Planear as compras e controlo de stock;
- Controlar o fluxo de caixa;
- Monitorizar prazos para evitar juros e multas;
- Programar e priorizar pagamentos;
- Investir no bom relacionamento com fornecedores;
- Renegociar condições;
Relacionar todas as contas da empresa
Esta etapa requer a criação de um registo centralizado das obrigações financeiras. Implica o uso de sistemas ERP que integrem dados interdepartamentais. A categorização das contas por tipo de fornecedor, impacto no negócio e prazos de vencimento é importante e este processo permite uma gestão proativa dos pagamentos e facilita as decisões financeiras com base em dados.
Planear as compras e controlo de stock
O planeamento das compras baseia-se na análise dos padrões de consumo, sazonalidade e previsões de vendas. O controlo de stock pode utilizar métodos como JIT ou sistemas de reposição automática. Tecnologias (RFID e análise preditiva) aumentam a precisão do controlo. O planeamento evita a imobilização de capital por excesso de stock e previne a falta de materiais.
Controlar o fluxo de caixa
O controlo do fluxo de caixa envolve a monitorização das entradas e saídas de capital e requer o desenvolvimento de modelos de previsão que considerem variáveis como sazonalidade, ciclos económicos e tendências de mercado. O controlo permite antecipar períodos de escassez ou excesso de liquidez, facilitando ajustes nos pagamentos e negociações mais informadas.
Monitorizar prazos para evitar juros e multas
A monitorização dos prazos de pagamentos a fornecedores necessita de sistemas de alerta e dashboards financeiros que mostrem os próximos prazos de pagamento a cumprir e as suas datas limite. A análise dos termos contratuais é importante para compreender as implicações dos atrasos. Em alguns casos a negociação de extensões de prazo ou de acordos de pagamento em fases pode evitar penalizações (multas e/ou juros). Pode tentar negociar novas datas de pagamento que coincidam com períodos de recebimento para garantir o seu cumprimento.
Programar e priorizar pagamentos
A programação de pagamentos a fornecedores deve ter como base uma análise prévia da importância de cada fornecedor, os termos contratuais e o impacto no fluxo de caixa. O desenvolvimento de uma matriz de priorização que equilibre a criticidade do fornecedor com as condições financeiras da empresa é fundamental. A programação de pagamentos irá reduzir lapsos e garantir a execução dos pagamentos prioritários. Pode usar um software que realize a conciliação automática e efetue os pagamentos a fornecedores automaticamente.
Investir no relacionamento com fornecedores
Investir nas relações com fornecedores envolve uma comunicação transparente, reuniões de alinhamento estratégico e desenvolvimento de programas de parceria. Pode incluir a partilha de previsões de negócio, colaboração em inovação e criação de planos de contingência mútuos. Um relacionamento sólido pode proporcionar maior flexibilidade em períodos de dificuldade financeira e o acesso prioritário a recursos.
Compras: A pronto vs A prazo
A escolha entre pagamento a pronto ou a prazo no contexto empresarial B2B exige uma análise rigorosa do contexto de cada pagamento, as opções disponíveis e qual a opção mais vantajosa.
- Custo de oportunidade: O pagamento a pronto exige uma avaliação da posição de liquidez da empresa, por vezes uma compra parcelada sem juros pode ser mais vantajosa que uma compra a pronto. A decisão de realizar um pagamento a pronto não deve comprometer a capacidade da empresa de cumprir com as suas obrigações de curto prazo ou aproveitar oportunidades de investimento.
- Custo de capital: Compare o custo implícito de pagar a prazo com o custo de capital da empresa. Calcule a taxa efetiva anual do financiamento do fornecedor e compare-a com o custo médio ponderado de capital da empresa. Considere o custo de oportunidade de utilizar capital próprio para pagamento a pronto.
- Gestão da cadeia de fornecimento: Pagamentos a pronto podem fortalecer relações e garantir prioridade no fornecimento. Por sua vez, pagamentos a prazo podem alinhar o ciclo de pagamentos com o ciclo operacional.
- Indicadores financeiros: A escolha afeta os indicadores financeiros da empresa. O pagamento a pronto pode melhorar KPI de endividamento, enquanto o parcelamento pode manter melhores índices de liquidez.
- Aspetos fiscais: O método de pagamento pode ter implicações fiscais. Deve considerar como cada opção afeta a tributação e o planeamento fiscal da empresa.
