Este G5M trata do Planeamento Operacional, das suas diferenças face ao planeamento estratégico e como realizar o planeamento operacional.
Definição e importância
O planeamento operacional, também conhecido como plano de trabalho, é o processo que transforma o planeamento estratégico num mapa com todas as tarefas a executar no dia-a-dia da empresa. O planeamento operacional gere processos internos e recursos (humanos ou financeiros) e inclui as ações e objetivos a cumprir pelas equipas para executar o planeamento estratégico.
Neste planeamento são definidas as responsabilidades de cada equipa / colaborador para um período (mês, trimestre, outro).
O planeamento operacional permite detetar e antecipar possíveis obstáculos da organização no processo de produção e implementar soluções sem interrupções na operação do negócio, o que confere maior fluidez nos processos internos. Também garante que as ações operacionais estão em sintonia com os objetivos traçados a longo prazo, o que facilita a execução das metas definidas e garante o alinhamento da equipa.
Se o planeamento operacional estiver bem estruturado, a gestão do negócio tem acesso a informações detalhadas dos seus processos e recursos. Tal facto vai reduzir a margem de erro da tomada de decisão com base em dados, facilitar o cumprimento de prazos, otimizar o uso de recursos (humanos e materiais) da empresa e o seu fluxo de trabalho.
Planeamento operacional vs planeamento estratégico
Existem várias diferenças entre o planeamento operacional e o planeamento estratégico. Elas são:
- Desenvolvimento
- Objetivo
- Intervalo temporal
- Detalhe e resultados
- Responsabilidade e decisões
- Orçamento
Desenvolvimento
O desenvolvimento do planeamento operacional visa o desdobramento dos objetivos do planeamento estratégico e traduzi-los em metas e objetivos específicos. É então criado um plano de ação (com tarefas diárias, semanais e/ou mensais) e definidos KPI para monitorizar o progresso e cumprimento das tarefas.
Objetivo
Enquanto o planeamento estratégico se foca em definir a visão, missão e objetivos do negócio, o planeamento operacional concebe ações práticas para atingir os objetivos e define o “como” e “quando” das tarefas a realizar diariamente.
Intervalo temporal
O planeamento estratégico é realizado a longo prazo, normalmente entre 3 a 5 anos (ou superior). Por sua vez o planeamento operacional é a curto prazo, normalmente abrange o período de 1 ano ou menos. Pode ainda sofrer ajustes trimestrais ou semestrais.
Detalhe e resultados
O planeamento operacional é bastante mais detalhado que o planeamento estratégico e define tarefas; prazos; recursos e responsáveis. Os resultados também diferem pois os resultados do planeamento operacional são medidos em metas de curto prazo (cumprir prazos, atingir níveis de produção ou reduzir custos operacionais).
Responsabilidade e decisões
Os responsáveis deste tipo de planeamento são os gestores de departamento e envolve decisões quantitativas e técnicas (alocação de recursos, cronogramas e outros). Por sua vez, o planeamento estratégico envolve a liderança de topo da organização e decisões mais qualitativas (expansão para novos mercados, fusões, mudanças no business plan).
Orçamento
Os custos de realização do planeamento estratégicos são retirado do orçamento estratégico, que é uma parte específica do orçamento da organização. Os custos do planeamento operacional são realizados a partir do orçamento de cada departamento da empresa.
Como fazer planeamento operacional?
O planeamento operacional deve ser realizado após realizar o planeamento estratégico. Após ser definida a visão da empresa para os próximos anos, deve abordar os 5 pontos abaixo:
Definir objetivos operacionais
Estabelecer objetivos específicos, mensuráveis e realistas. Os objetivos operacionais devem estar ligados aos objetivos estratégicos.
Identificar e alocar recursos
Realizar lista dos recursos necessários para atingir os objetivos propostos (inclui orçamento, pessoas, ferramentas e tempo).
Estabelecer prazos
Após os passos anteriores deve definir prazos específicos para cada tarefa ou ação. Pode criar um cronograma para garantir que as etapas são concluídas no tempo previsto. Ferramentas de gestão de projetos podem ajudar neste passo.
Delegar responsabilidades
Cada tarefa identificada deve ter um responsável inequivoco. Deve definir-se as funções de cada membro da equipa e as suas responsabilidades. Deve também promover uma boa comunicação entre as equipas para aumentar a eficácia.
Alinhar equipas
Garantir que todos os envolvidos no processo estão informados e alinhados. Pode realizar uma reunião inicial para apresentar o plano e objetivos a todas as equipas e estabelecer um canal de comunicação contínua para tirar dúvidas e resolver problemas.
Monitorização de resultados
Após realizar todo o planeamento deve garantir que são realizados os ajustes necessários (prazos, tarefas, recursos) ao longo do tempo para garantir o seu sucesso. Para tal deve monitorizar o seu progresso com regularidade.
