A aprovação de um projeto financiado não garante a atribuição de apoio financeiro. É necessário cumprir um conjunto de regras, obrigações e objetivos para não acabar por devolver apoios concedidos.
O IAPMEI publicou um vídeo que apresenta 12 boas práticas para garantir uma gestão eficaz do projeto financiado.
Regra 1 – Conhecer bem as regras de implementação de um projeto com fundos públicos, para as poder cumprir
Regra 2 – Não inicie o projeto antes de submeter a candidatura ou o pedido de registo de auxílios. Qualquer compromisso com fornecedores, adjudicação de investimento ou nota de encomenda conta como início dos trabalhos e, se for anterior à candidatura ou pedido de auxílios compromete todo o projeto. Reúna evidências documentais que comprovem que cumpriu as regras de atribuição dos apoios
Regra 3 – Conheça e estude os guias de apoio no site dos programas de financiamento (Portugal 2030, IAPMEI, PRR, ANI, outros). Estes têm as respostas para várias questões frequentes.
Regra 4 – Contacte o seu Gestor no IAPMEI sempre que tenha dúvidas, o gestor pode fornecer orientações sobre as ações a tomar, como cumprir as obrigações e regras, alterações permitidas no âmbito do projeto, entre outros exemplos
Regra 5 – Acautelar o cumprimento de condicionantes, indicadores e obrigações contratadas e estabelecidas nos regulamentos de avisos de concurso.
Regra 6 – Consultar os guias sobre a publicitação obrigatória dos apoios e regras dos sistemas de incentivos. Os apoios devem ser publicitado no local do projeto, no site e redes sociais da empresa, em sessões e material de comunicação e divulgação de resultados, entre outros. A realização de um vídeo pode ser obrigatória em alguns sistemas cujo financiamentos tenha sido superior a 500.000€
Regra 7 – Garantir que a empresa está devidamente licenciada para exercer a atividade do projeto.
- Em comércio e serviços é necessário garantir que existe licença de utilização para esse fim
- na indústria, verificar se a empresa possui o título de exploração do estabelecimento do projeto e para as atividades a criar ou dinamizar com o projeto
- Em setores com regras específicas (como I&D e outros), confirmar e atualizar o processo de licenciamento da atividade
Regra 8 – Garantir que todas as transações efetuadas no projeto são efetuadas em condições de mercado, a fornecedores com capacidade para o efeito e não relacionados com a entidade beneficiária.
Regra 9 – Garantir a contabilidade específica dos investimentos associados ao projeto, pode criar um sistema ou codificação contabilística para autonomizar tais despesas
Regra 10 – Organizar um Dossier de Projeto em conformidade com as regras do sistema de incentivos em questão. Deve conter evidências das transações de projeto e o cumprimento de obrigações e condicionantes.
Regra 11 – Documentar a execução física e financeira do projeto. O dossier de projeto deve conter toda a documentação necessária à comprovação da execução do projeto, tal como:
- Faturas
- Extratos bancários dos pagamentos
- Extratos contabilísticos
- Propostas
- Orçamentos
- Contratos
- Autos de medição
- Relatórios de progresso
- Estudos realizados
- Licenciamentos e autorizações necessárias para a execução dos investimentos
Regra 12 – Instruir corretamente os pedidos de adiantamento, pagamento, reembolso ou saldo e anexar todos os elementos necessários à avaliação. Em caso de dúvida, deve contatar o seu gestor. A correta instrução dos pedidos evita solicitação de elementos adicionais e contribui para análises e pagamentos mais céleres.
Pode verificar o vídeo aqui ou no Youtube
