Tudo o que precisa de saber sobre contabilidade digital (com Infográfico)

Agosto 10, 2021

Contabilidade, Contabilidade Digital, Guias REWARD Consulting, Rúbricas

Tópicos do Artigo

Transformação digital

Estamos numa época de transformação digital de todos os setores de atividade em Portugal e por toda a Europa. Devido aos avanços tecnológicos obtidos é urgente que as profissões se possam reinventar e munir-se de formas de aumentar a sua eficiência e produtividade, sob pena de no futuro poderão ser substituídas por ferramentas digitais que o façam.

Programas de apoio comunitário como o PRR – Plano de Recuperação e Resiliência, ou o Portugal 2030 têm também grandes verbas alocadas ao propósito da transição digital, de forma a impulsionarem as sociedades europeias rumo a um futuro mais digital, prático e simples.

A área da contabilidade não é uma exceção a essa regra. Os contabilistas devem ser capazes de conseguir mudar parte dos seus métodos de trabalho e organização para usufruírem das potencialidades que a tecnologia lhes pode trazer em vez de estarem presos a tarefas rotineiras de organização e arquivo documental que se traduzem em grande parte do seu tempo.

Por seu lado, as empresas que se vêm com recorrência obrigadas a entregar documentos em formato físico à sua contabilidade (interna ou externa) para que esses possam ser tratados correm o risco de que estes se extraviem ou se danifiquem. Para não mencionar que o ato de entregar a “papelada” ao contabilista é uma tarefa obsoleta nos dias de hoje e apenas significa gastar tempo que podia ser utilizado para fazer outras tarefas mais produtivas.

O que é a Contabilidade digital?

Contabilidade digital é o processo de integrar tecnologias digitais para auxiliar, automatizar e gerir tarefas contabilísticas. Isso inclui a recolha, armazenamento, processamento e geração de informações financeiras.

A contabilidade digital permite a colaboração entre contabilista e cliente, através do acesso remoto às informações e partilha de documentos. Isso é feito através de uma plataforma online segura, onde cada cliente pode aceder aos seus dados e trabalhar em conjunto com o contabilista para uma melhor tomada de decisão.

O processo de contabilidade digital socorre-se de sistemas e processos digitais, como softwares específicos (ERP, softwares de contabilidade) para dar acesso remoto aos dados contabilísticos a cada utilizador e também AI e machine learning para automatizar tarefas e melhorar a tomada de decisões.

Vantagens da Contabilidade Digital

Permite ao contabilista poder focar-se em acrescentar valor às entidades às quais presta o seu serviço ao fornecer informação útil e atempada à tomada de decisões dos empresários, isto porque as suas tarefas rotineiras irão ser facilitadas graças à digitalização de processos de arquivo e contabilização automática de grande parte dos documentos gerados pelas empresas.

Permite também às empresas automatizarem grande parte das suas obrigações para com a sua contabilidade, pois devido à digitalização da informação e documentação produzida e automatização processual, estas podem aproveitar o tempo despendido nessas tarefas para se dedicar ao seu core-business.

Permite ainda que a comunicação entre o escritório de contabilidade (ou contabilista) e a empresa seja muito mais rápida, pois com a disponibilização de soluções digitais onde o cliente pode inserir e consultar a sua documentação contabilista a perda de tempo decorrente da entrega de documentos físicos é eliminada da equação.

A Contabilidade Digital é confiável?

Sim, a contabilidade digital é tão confiável quanto a contabilidade analógica (ou tradicional), desde que sejam seguidas as normas de segurança e softwares certificados.

A sua precisão e transparência acrescidas na informação devem-se ao processamento automático de transações e geração de relatórios. A contabilidade digital continua a implicar o cumprimento escrupuloso e integral das obrigações fiscais, declarativas da Empresa ou negócio. Todo o serviço continua a ser assegurado por profissionais especializados, pelo que a principal diferença passa pela digitalização do arquivo de Contabilidade.

O que é a Digitalização do Arquivo?

A digitalização do arquivo contabilístico consiste na conversão de documentos físicos para o formato digital (entre faturas, recibos, guias e outros documentos fiscalmente relevantes). Essa tarefa pode ser realizada com o auxilio de scanners ou câmara fotográfica (smartphone) e permite que as informações sejam armazenadas em sistema próprio.

A digitalização do arquivo contabilístico permite um acesso rápido e simples às informações pretendidas, independentemente do local onde estas se encontrem, o que leva a um aumento de produtividade e eficiência. Permite também a integração dos dados com outros sistemas (ERP – Enterprise Resource Planning).

Quando surgiu a Contabilidade Digital?

A contabilidade digital surgiu juntamente com as primeiras tecnologias, tal como a internet. À medida que as tecnologias se desenvolveram e se tornaram mais populares, a atividade de contabilidade passou a usar essas tecnologias para armazenar, gerir e transmitir informações contabilísticas e financeiras.

Com o avanço da tecnologia, a contabilidade tem-se tornado mais presente e relevante para o tecido empresarial. Permite melhorar a eficiência, precisão e transparência das informações contabilísticas, para além de facilitar a conformidade do seu tratamento com a legislação aplicável.

Desde 2018 que se tem verificado vários tipos de melhorias nas soluções existentes, pelo que estão muito mais completas, intuitivas e “user-friendly” que as primeiras versões.

Como ter Contabilidade Digital?

Basta entrar em contacto com os nossos serviços. Será prontamente contactado para prestar mais informações e uma proposta para serviço de contabilidade digital.